Reelle rettighetshavere er definert i den nye loven som “den eller de fysiske personene som i siste instans eier eller kontrollerer en juridisk person, arrangement, enhet eller annen sammenslutning”. Identifiseringen skal skje etter samme kriterier som i hvitvaskingsloven, slik at rapporteringspliktige vil oppfylle hvitvaskingslovens krav om identifisering ved å bruke registeret.
For norske foretak vil det være den eller de fysiske personer som direkte eller indirekte eier eller kan stemme for («kontrollerer») mer enn 25% av foretaket, eller kan utpeke eller avsette mer enn halvparten av styret eller på annen måte (for eksempel gjennom aksjonæravtale) har faktisk kontroll.
Det som skal registreres om reelle rettighetshavere er navn og personnummer, samt hvilken måte de kontrollerer den registreringspliktige på. Dette kan være gjennom eierskap, stemmerett eller på annen måte. Det skal også fremkomme hvorvidt det er direkte eller indirekte eierskap, og med navn og organisasjonsnummer på mellomliggende selskaper (selskapsstruktur).
Registreringspliktige må dessuten kunne dokumentere kartleggingen av eierforholdene slik at man kan forstå hvorfor en viss person er identifisert som reell rettighetshaver. Dette kan være dokumentasjon som stiftelsesdokumenter, vedtekter, aksjeeierbok eller tilsvarende.
Aksjonæravtaler kan som kjent regulere graden av de forskjellige aksjonærenes kontroll i et selskap. Det er ikke i dag en plikt til å registrere aksjeeieravtaler, men den nye loven oppstiller et krav om dette dersom det har betydning for kontrollen av selskapet og identifisering av reell rettighetshaver. Dette må i så fall opplyses om i registreringen.
Dersom det ikke er identifisert reelle rettighetshavere skal det i stedet for registreres opplysninger om foretakets daglige leder og styremedlemmer. Opplysningene om at det ikke er identifisert reelle rettighetshavere skal registreres, og vurderinger skal begrunnes og dokumenteres. Det stilles strenge krav til at registreringspliktige har gjort tilstrekkelige undersøkelser før de kan konkludere med at det ikke finnes reelle rettighetshavere.
Registreringspliktige er også pliktig til å oppdatere informasjonen til nasjonalt register når de får vite om endringer i eierstrukturen, som medfører nye reelle rettighetshavere. De kan også pålegges å foreta slike endringer, og endringer skal meldes innen 14 dager. Loven pålegger også registreringspliktige virksomheter å informere sine aktuelle rettighetshavere om at de vil bli registrert i nasjonalt offentlig register for dette.
Ingen regel uten unntak, og loven gjelder likevel ikke følgende:
- Foreninger som verken er næringsdrivende eller har regnskapsplikt
- Dødsbo og konkursbo
- Verdipapirfond
- Staten, kommuner og fylkeskommuner
- Statsforetak, kommunale foretak og helseforetak
- Kirkelige enheter
- Studentsamskipnader
Børsnoterte selskaper er imidlertid ikke unntatt, men vil måtte registrere informasjon om navn og internettadresse til den plattform (“børs”) der foretakets eierforhold fremgår løpende. Hvordan dette vil fungere for døtre av børsnotert selskap fremstår foreløpig som uklart, men antakelig vil samme regel gjelde.